Como montar um funil de vendas (Kanban) a partir das conversas do WhatsApp
Transforme os atendimentos num funil visual: um quadro com etapas onde cada cartão é um chamado (um pedido) que você arrasta conforme avança. E pode ter vários funis (Vendas, Suporte/Chamados, Pós-venda), cada um com o seu quadro. Disponível no plano Profissional ou superior.
Como usar o quadro
Abra
No menu lateral (Proprietário) ou na barra de navegação (Atendente — vê só os seus chamados).
Arraste os cartões
Cada cartão é um chamado. Arraste-o de uma etapa para a outra (ex.: de Aberto para Em execução) conforme avança.
Anote o valor do negócio
No cartão, preencha o campo R$ — o topo de cada etapa soma o valor total ali parado.
Edite o assunto e abra a conversa
Clique no assunto do cartão para editá-lo ali mesmo (Enter guarda); clique no resto do cartão para ir direto à conversa daquele cliente.
🎫 Chamados: cada pedido é um cartão
O cartão do funil não é a conversa inteira — é um chamado (uma unidade de trabalho). Um mesmo cliente pode ter vários chamados ao longo do tempo (ex.: "trocar o PC" e, semanas depois, "acesso ao SAP"), cada um com o seu cartão, dono, prazo e status — sem um esconder o outro.
Abrir um chamado
Na conversa, clique em + Chamado para abrir um novo (com um assunto). Por padrão, toda conversa nova já cria o 1º chamado sozinha — o Dono pode ligar/desligar isso em .
Abrir chamado a partir do chat interno
Num atendimento interno entre setores (no ), clique no 🎫 no topo da conversa para transformar o pedido num chamado rastreável: escolha o solicitante (quem precisa), o departamento e o assunto. O chamado entra no funil normalmente (com SLA e relatórios) e a equipe vê "✅ Chamado #X aberto" no próprio chat. Ideal para service desk: Compras/Fiscal pedem ao TI e o pedido não se perde no chat. Importante: o chamado serve só de registro (funil/SLA) — a conversa com o solicitante continua no . Por isso, ao abrir esse chamado no painel, no lugar da caixa de mensagem aparece um aviso com o botão 💬 Abrir no chat interno (mensagens escritas ali não são entregues).
Fechar só o chamado
O ✕ no cartão fecha apenas aquele chamado — não encerra a conversa nem dispara avaliação. Encerrar o atendimento (e pedir a nota) é o ato de mover o chamado para uma etapa de Resolvido com a ação ✅ Fechar.
Cada um tem o seu dono — e dá para transferir
Um chamado pode ser atribuído a um atendente diferente do dono da conversa. Se o cartão aparece no seu funil, você pode movê-lo. Para passar o chamado a outro analista sem criar outro, clique no 🔄 no chip do chamado (na barra 🗂️ Chamados da conversa) e escolha a pessoa — o cartão sai do funil dela e entra no do novo dono, e fica um registro na conversa.
📝 O detalhe do chamado: tipo, área, notas, anexos e histórico
Cada chamado tem um 📝 no seu chip da conversa e no cartão do funil. Ele abre o detalhe daquele chamado: o Tipo e a Área (por exemplo, Correção · Conversas), as notas para guardar informações importantes (nº de série, senha do PDV, o que já foi tentado), até 5 anexos e o histórico: quando abriu, cada mudança de etapa, de tipo ou de prioridade, os comentários e quem fez cada coisa. Tudo fica preso ao chamado — diferente das notas internas da conversa, que misturam os chamados todos do mesmo contato.
🔗 Ligar chamados que são o mesmo problema
Quando o mesmo problema vira vários chamados (a mesma impressora, a mesma entrega, o mesmo cliente voltando), ligue-os pelo 🔗 no chip do chamado, que mostra quantos estão ligados. Abrindo, você vê o assunto, o cliente e a situação de cada um, e liga outro pelo número. O vínculo vale nos dois sentidos: quem abrir qualquer um vê os outros, e desfazer de um lado desfaz dos dois.
🏷️ Cadastrar os tipos e as áreas
Ninguém cadastra nada e nada muda: os campos aparecem vazios. O Proprietário e os supervisores criam uma opção na hora, no próprio seletor (+ Novo tipo… / + Nova área…). As do Proprietário valem para a conta toda; as de um supervisor valem só para os chamados do setor dele — assim as áreas do HelpDesk não aparecem nos chamados do SAC. Escolhidos, o tipo e a área aparecem no cartão do funil e também ao abrir um chamado pelo chat interno. No quadro do Funil, filtre por Tipo e por Área (os seletores aparecem assim que algum cartão os tem) — é como a equipe de TI vê só as solicitações de desenvolvimento. O 📥 CSV respeita o filtro e traz as duas colunas no fim.
⚙️ Etapas configuráveis
O Proprietário clica em ⚙️ Gerenciar etapas para criar, renomear, recolorir, reordenar (arrastando) e marcar etapas como Ganho ✅ ou Perdido ❌. O funil já vem com etapas prontas: Novo lead → Em contacto → Proposta → Negociação → Ganho/Perdido.
✨ Resumo da IA no cartão
Com o Copiloto de IA ligado, o Proprietário marca ✨ Resumo da IA no topo do funil. A partir daí, quando uma conversa fica parada há 30 minutos, a IA lê o que foi falado e escreve no cartão:
- ✨ o resumo — o que o cliente quer e em que ponto está, em uma ou duas frases;
- ➡️ o próximo passo da equipe, com o dia quando a conversa o diz ("me chama segunda", "volto dia 20").
No próximo passo há dois botões: ✓ cria um lembrete para você às 9h desse dia (sem dia, amanhã às 9h) e o cartão passa a mostrar 🔔; ✕ dispensa a sugestão. Nada é gravado como combinado sem alguém confirmar. Para não esperar os 30 minutos, use o ✨ no rodapé do cartão.
Na mesma leitura, a IA também sugere, cada uma com ✓ e ✕:
- ↪ a etapa para onde o cartão deve ir — só uma etapa deste funil. O ✓ move o cartão como se você o arrastasse (com as automações da etapa);
- 💰 o valor do negócio — só um número que está escrito na conversa;
- 🏷️ os campos do cliente que você cadastrou (Contatos › campos) — o valor passa pelo tipo do campo: CPF confere o dígito, lista só aceita uma das opções.
O que você dispensa não volta a ser sugerido naquele cartão. O botão ⏰ Parados, no topo do quadro, mostra os cartões com o próximo passo por fazer e 3 dias sem mensagem; a partir das 8h, cada pessoa recebe um aviso por dia com os seus (o Proprietário, com todos).
Em 📊 Relatórios, o bloco ✨ IA nos cartões mostra quantos cartões têm resumo, quantas sugestões foram aceitas por tipo e quanto custou. Quando houver 20 sugestões de etapa decididas em 30 dias com 80% aceitas, o Proprietário pode marcar Deixar a IA mover o cartão sozinha — só para etapas sem automação e que não sejam Ganho nem Perdido, para um palpite nunca mandar mensagem ao cliente nem fechar negócio. O histórico do chamado mostra "✨ IA" nesses movimentos.
🌡️ Temperatura: quem está mais perto de fechar
Num funil de vendas, o Proprietário liga a temperatura em → 🌡️. Cada cartão aberto passa a mostrar uma nota de 0 a 100: 🔥 quente (65 ou mais), 🌤️ morno (35 a 64) ou ❄️ frio. A nota é uma conta sobre o que já está no painel:
- A etapa — quanto mais adiante no funil, mais pontos (até 35).
- Quando o cliente escreveu — hoje vale 25; há mais de 14 dias, nada. E quantas vezes escreveu nas últimas duas semanas (até 10).
- Compromisso — horário marcado na agenda ou pagamento recebido nos últimos 30 dias (20).
- Valor do negócio preenchido (10).
- Parado há mais de 14 dias na mesma etapa tira 15.
Passe o mouse na nota para ver de onde vem cada ponto. O botão 🌡️ Mais quentes primeiro, no topo do quadro, ordena cada coluna pela temperatura. Cartões ganhos ou perdidos não têm nota.
⚡ Automações por etapa
Cada etapa pode disparar ações automaticamente quando um cartão entra nela — poupam o follow-up manual. Em ⚙️ Gerenciar etapas, clique no ⚡ da etapa e configure:
💬 Enviar mensagem ao cliente
Escreva um texto (com
{{nome}}) que sai sozinho pelo WhatsApp. Ex.: ao arrastar para Proposta enviada, o cliente recebe o orçamento-modelo na hora.🏷️ Aplicar etiqueta
Marca a conversa automaticamente. Ex.: ao chegar a Ganho, aplica a etiqueta “Cliente”.
✅ Fechar a conversa
Ao entrar na etapa, a conversa é fechada — e, se a Avaliação estiver ligada, o pedido de nota é enviado ao cliente automaticamente (não repete se já houve avaliação). Ideal numa etapa Resolvido: arrastar o cartão fecha o atendimento e pede a avaliação num só gesto.
⏸️ Pausar o SLA
Ao entrar na etapa, o SLA é pausado — não dispara alerta nem conta como estourado. Perfeito para uma etapa Aguardando terceiro num funil de chamados: enquanto espera por um fornecedor/outra empresa por dias, não recebe alarmes falsos. Ao mover o cartão para outra etapa, o SLA volta a contar. O cartão mostra ⏸️ enquanto está pausado.
🏷️➡️ A etiqueta que arruma o cartão sozinha
As automações acima disparam ao entrar na etapa. Há também o caminho inverso: dizer que uma etiqueta traz o cartão para uma etapa. No ⚡ da etapa, no topo, escolha em . A partir daí, sempre que essa etiqueta for posta numa conversa, o cartão dela vem para cá sozinho — inclusive numa etiquetagem em massa (e sem disparar as mensagens das automações, para não enviar dezenas de uma vez).
Quando as suas etiquetas são famílias — "OBJ preço", "OBJ prazo", "OBJ concorrente" —, use o campo e escreva só OBJ: todas as que começam assim (as de hoje e as que criar depois) passam a trazer o cartão, sem cadastrar uma por uma. Se uma etiqueta encaixar nos dois jeitos, a escolha exata ganha; entre dois prefixos, ganha o mais específico.
🗂️ Vários funis no mesmo painel
Não precisa de escolher entre vendas e suporte: pode ter vários funis independentes, cada um com o seu quadro, etapas e automações. Ex.: um funil Vendas (Novo lead → Ganho) e um funil Chamados (Aberto → Aguardando terceiro → Resolvido) para o suporte/TI.
Troque de funil nas abas
No topo do quadro, as abas mostram os seus funis. Clique para abrir cada um.
Crie e organize em 🗂️ Gerenciar funis
O Proprietário cria, renomeia, recolore e apaga funis, e marca um como ★ padrão.
Copie um funil pronto com ⧉ Duplicar
Montou um quadro bom e quer o mesmo para outra linha, unidade ou setor? O ⧉ ao lado do funil copia as etapas, as marcações (Ganho, Perdido, Oportunidade) e as automações de cada etapa. Os cartões não vão junto — a cópia nasce vazia, pronta para receber conversas.
Mova uma conversa entre funis
Arraste o cartão para a aba do funil de destino — ela passa para lá (entra na 1ª etapa desse funil).
🔌 Um funil ligado a uma linha
Quando tem mais de uma linha (números ou canais diferentes), pode ligar um funil a uma linha: em 🗂️ Gerenciar funis, ao lado de cada funil, escolha a linha. A partir daí, as conversas novas dessa linha caem nesse funil automaticamente, e o ★ padrão fica com as das linhas que não têm funil próprio. Ideal para quem atende vários clientes ou unidades, um por número: cada um no seu quadro, sem triagem à mão.
Um cliente com dois números? O mesmo funil pode receber de várias linhas: no seletor, marque todas as que forem desse cliente (ex.: CPT 1 e CPT2). As conversas novas de qualquer uma caem no mesmo quadro, e as regras de etiqueta do funil valem para todas. Cada linha continua a alimentar um funil só: a que já está noutro funil aparece desativada, com o nome dele.
🎯 A etapa de “Oportunidade”
Além de ✅ Ganho e ❌ Perdido, uma etapa pode ser marcada como 🎯 Oportunidade — o momento em que o contato deixa de ser curioso e vira lead qualificado (pediu orçamento, agendou uma visita, mandou os documentos). Marque em ⚙️ Gerenciar etapas, no seletor da etapa.
Com isso, os relatórios passam a mostrar quantas oportunidades houve no período e a conversão de oportunidades (ganhos ÷ oportunidades) — a régua que interessa a quem vende: de cada dez pessoas que pediram orçamento, quantas fecharam?
📊 Relatórios de conversão e de chamados
No botão você vê, num instante: pipeline aberto (valor em negociação), ganho, perdido, oportunidades, a taxa de conversão e o tempo médio parado em cada etapa — para detectar negócios estagnados.
Para suporte/TI há ainda o relatório por chamado: chamados abertos vs. resolvidos, tempo médio de resolução, taxa de reabertura e produtividade por atendente e por departamento.
📅 Escolher o período e 🖨️ levar em PDF
No topo dos relatórios, além de 7, 30 e 90 dias, o botão 📅 Período deixa escolher data de início e fim — o mês fechado, por exemplo. O 🖨️ PDF abre o relatório numa página limpa, com a sua marca, o funil, o período e todos os indicadores; no diálogo de impressão, escolha “Salvar como PDF”. É o material para levar à reunião sem printar tela.
🔎 Filtrar por canal e por setor · 📥 baixar o quadro
Com várias linhas e setores, os filtros no topo do quadro mostram só o que interessa (as conversas de um número, de um setor). O 📥 CSV baixa o quadro inteiro como planilha — uma linha por cartão, com etapa, valor, dono, datas e a coluna Oportunidade em. As datas saem no fuso configurado na sua conta, como no painel.