Como guardar os contatos e o histórico de cada cliente do WhatsApp

Cada número que conversa com você vira um contato. Você pode dar nome, e-mail, notas e consultar todo o relacionamento já tido com a pessoa.

Gerenciar contatos

1. Abra 📇 Contatos

   Use a busca por nome, número ou nota para encontrar alguém.

2. Adicione manualmente

   Clique em ➕ Novo contato, informe o número (obrigatório) e o nome.

3. Importe em lote

   Use 📥 Importar CSV com um arquivo de colunas nome e telefone. O sistema mostra uma prévia antes de confirmar. Listas grandes, com dezenas de milhares de contatos, entram sem problema: o painel envia o arquivo em partes e mostra o andamento no botão (“⏳ Importando 2.000 de 13.384…”). Se algo der errado, a mensagem de erro aparece na tela.

4. Edite os detalhes

   Em Editar, preencha Email e Notas internas (ex.: “Cliente VIP, prefere contato à tarde”). As notas também aparecem na conversa com a pessoa, em 📝 Notas do contato.

📡 Filtrar por canal (linha)

Quem atende por vários números ou canais (uma linha por cliente, unidade ou marca) precisa saber de onde veio cada contato. Na lista, o filtro Canal mostra só os contatos que já falaram por aquela linha; a planilha de exportação ganha a coluna Canais, dizendo por quais linhas cada pessoa passou.

🏷️ Campos personalizados

Além de nome, e-mail e notas, você pode criar campos extras sob medida para o seu negócio — ex.: CPF, Nº do pedido, Plano, Valor do contrato. Cada campo tem um tipo, e o tipo é o que faz a ficha validar, a lista filtrar e o relatório somar. Tem capítulo próprio: Campos personalizados.

Ver o histórico

Dentro de uma conversa, abra o histórico do contato para ver todas as conversas anteriores com aquela pessoa — útil para retomar o atendimento com contexto.

👤 O perfil completo do contato

Ainda dentro da conversa, o item 📊 Histórico do contato do menu ⋯ mostra, num só lugar, tudo sobre quem está do outro lado:

• Dados — nome, telefone, e-mail e notas internas.
• Quantidade de conversas já tidas com aquele contato.
• Data do último contato, para saber há quanto tempo não falam.

Dá para editar nome, e-mail e notas direto por ali, sem sair do atendimento — as mudanças valem em toda a plataforma.

🕰️ A linha do tempo do contato

No mesmo painel, a aba Linha do tempo junta numa lista só, do mais recente para o mais antigo, tudo o que aconteceu com aquele contato:

• Conversas — quando começaram e quando foram encerradas, com quem atendeu e o setor.
• Funil — o cartão aberto, cada mudança de etapa e o negócio ganho ou perdido, com o valor.
• Agenda — os horários marcados, para quando e em que situação estão (confirmado, concluído, faltou…).
• Cobranças e pagamentos — a cobrança criada, com valor e vencimento, e o pagamento recebido.
• Avaliações — a nota que o cliente deu ao atendimento.

Toque num item para abrir a conversa a que ele pertence.

📋 Tarefas do contato

No mesmo painel, o bloco 📋 Tarefas do contato serve para combinar o que é preciso fazer por aquele cliente — "ligar amanhã com a proposta", "enviar o contrato". Escreva a tarefa, escolha o responsável e o prazo e toque em + Adicionar. A tarefa fica ligada ao contato e à conversa aberta.

• No detalhe do cartão do funil há o mesmo bloco: a tarefa fica ligada ao cartão e aparece também no histórico do contato.
• Quem recebe é avisado e encontra todas as suas tarefas em 👥 Chat Interno → 📋 Minhas tarefas, com o nome do cliente ao lado.
• A tarefa criada e a concluída entram na linha do tempo do contato.

📡 A base de cada canal

A lista de contatos filtra por canal (linha): quem tem conversa nesse número ou foi importado para ele. O 📥 CSV respeita o filtro e traz a coluna Canais — é a base de cada canal, para quando um cliente pedir a dele (LGPD). Na importação por CSV:

• uma coluna etiquetas aplica as etiquetas de cada contato (várias na mesma célula, separadas por | ou vírgula; as que não existirem são criadas);
• dá para escolher o canal da base importada, que fica ligado ao contato mesmo antes da primeira conversa.